Ontvang gratis ons online lifestyle magazine
01 oktober 2015

business & executive

Vrouwelijke notarissen anno 2015 zijn authentiek

 
Tamara Willemse-Swagemakers, talent- en loopbaancoach in de juridische sector, interviewt 2 vrouwelijke notarissen, die samen met hun team een notariskantoor in Woerden runnen.

Een bedrijf runnen anno 2015

Op een dinsdag in september zit ik bij ze aan tafel: Brigit Colaris en Tamara Ottens. Twee succesvolle vrouwelijke notarissen. Samen runnen zij een modern notariskantoor in Woerden.
Er heerst een vertrouwde, gezellige sfeer. Ik voel me er meteen op mijn gemak en heb het gevoel dat ik mezelf mag zijn. En dat ik mag zeggen wat ik denk en wat ik voel.

 

Heel open en direct.

 

En als ik dat benoem blijkt dàt ook vooral hetgeen te zijn dat ze uit willen stralen naar hun klanten en vaste bezoekers zoals makelaars, hypotheekadviseurs, accountants en andere tussenpersonen. Maar eerst en vooral ook naar hun werknemers.

 

5 tips voor optimale samenwerking en effectiviteit

Op mijn vraag hoe ze datgene wat ze zo belangrijk vinden uitdragen, geven Brigit Colaris en Tamara Otten een vijftal tips. Ik deel ze hier graag, want het zijn naar mijn idee universele tips, die in ieder bedrijf of iedere branche gelden.

 

Nieuwsgierig naar de tips van twee powervrouwen die gebruik maken van hun kracht en talent? Lees dan verder en geniet!

 

1. Wees laagdrempelig en toegankelijk, zowel naar binnen als naar buiten.

Wat bedoel je met laagdrempelig naar binnen? “Wij zijn een laagdrempelig kantoor. Hier werken we samen. Letterlijk (otaris en medewerkers zitten naast elkaar in dezelfde ruimte) en figuurlijk.

 

Iedereen is hier gelijk. We leveren samen een dienst aan onze klant. Dit teamgevoel is heel belangrijk en is de eerste en belangrijkste voorwaarde voor een succesvol notariskantoor. Als iedereen het naar zijn zin heeft op kantoor, levert dat een veel grotere productiviteit op. Een medewerker die goed in zijn of haar vel zit werkt hard maar vooral gemotiveerd. Die werkt met plezier. Daarnaast straal je dit teamgevoel en werken met plezier naar buiten uit. Dat zorgt ervoor dat klanten graag bij ons op kantoor zijn.

 

Ook zijn wij toegankelijk naar buiten. Naar onze klanten, maar ook naar onze verwijzers (degenen die klanten bij ons aanleveren). De makelaars met wie wij bijvoorbeeld veel samenwerken, lopen graag bij ons binnen en kunnen altijd bij ons terecht. Gewoon aan ons eigen bureau.

 

Onze rol is in de loop der jaren erg veranderd. De notaris van nu is niet meer iemand met aanzien en automatisch gezag. De maatschappij verandert en wij veranderen mee. Wij willen meer de sparring partner zijn, de trusted advisor bij wie de klant het gevoel heeft dat er naar hem of haar geluisterd wordt en dat er met hem wordt meegedacht.”

 

2. Wees authentiek.

Wat is hierin jullie grootste geheim, met andere woorden wat doen jullie als notaris zelf om deze toegankelijkheid en laagdrempeligheid te bereiken? “Je moet dichtbij jezelf blijven.”

 

En als je dit doet, wat levert dit dan op? Brigit: “Wij, Tamara en ik, zijn verschillende types personen. Voordat we notaris werden werkten we al jaren samen. Onze juridische basis is hetzelfde en we hebben dezelfde waarden en normen als het over onze vakinhoud en rol als notaris gaat. Maar daarnaast vinden wij het ook belangrijk dat ieder kan doen waar ze goed in is. Zo ben ik meer een netwerker en zorgt Tamara meer voor zaken die te maken hebben met kantoormanagement.

 

Omdat ieder van ons kan doen waar ze goed in is, ik haal de klanten binnen en Tamara regelt alles op kantoor, vullen we elkaar heel goed aan. Ieder door in haar eigen kracht in te zetten. Door authentiek te zijn versterken we elkaar. Ook dit dragen we zowel binnen kantoor als naar buiten uit.

 

In onze communicatie zijn we authentiek. We zeggen bijvoorbeeld ook tegen onze klanten wat we vinden. We moeten er zelf wel achter staan als we worden ingeschakeld.

 

De kracht van ons vak draait om vertrouwen. Als wij authentiek zijn en dichtbij onszelf blijven krijgen wij het vertrouwen van onze klanten. Dat maakt dat ze kiezen voor ons kantoor en bij ons terugkomen.”

 

3. Wees je bewust van wat er speelt bij je medewerkers. Coach hen.

“Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers bepaalde vaardigheden hebben. Behalve dat ze nauwkeurig kunnen werken, een beetje mondig zijn en ondernemend, moeten ze vooral goed zijn in het contact met onze klanten. Dat is waar onze dienstverlening om draait. Iedere werknemer doet dat op zijn of haar eigen manier.

 

Onze belangrijkste tip: zorg dat je medewerkers hierin begeleid worden! Hoe? Geef aandacht, stel de vraag hoe het gaat, vraag waar ze tegenaan lopen, maak een persoonlijk ontwikkelingsplan en kijk waar je kunt ondersteunen in iemands persoonlijke ontwikkeling.”

 

Hoe bereik je dat “mondig” en “ondernemend” zijn dat jullie graag in een kandidaat-notaris zien? “Persoonlijke vaardigheden zijn niet of nauwelijks aan bod geweest in de opleiding als jurist. Daarnaast zijn kandidaat-notarissen op zoek naar vertaling van het geleerde naar de praktijk. Hier is begeleiding nodig. Iemand in het diepe gooien werkt averechts, dan blokkeren ze vaak juist.

 

Zoals wij het doen? Laat iemand meelopen, meekijken en meeluisteren. Zodat iemand leert om zelf de vertaalslag te maken van de theorie naar de praktijk; van de boeken naar de klant. En als je dat niet zelf kunt of er de tijd niet voor hebt (of neemt, in de waan van de dag), neem dan een professionele coach in de arm die het voor je doet. Dat is een investering die zichzelf dik terug verdient.

 

Je medewerkers kunnen zich door begeleiding niet alleen op inhoudelijk, maar vooral ook op menselijk vlak ontwikkelen. Ze worden zich bewust van hun eigen gedrag en van het gedrag van collega’s en klanten. Ze leren hoe ze zelf dingen anders kunnen doen, zelf keuzes te maken op basis van hun kwaliteiten en valkuilen. Een kandidaat-notaris met de houding “jij bent mijn baas dus jij moet mij maar opleiden” wordt bewust gemaakt van dit gedrag en wat persoonlijk leiderschap inhoudt: dat hij of zij zelf (mede) verantwoordelijk is voor zijn of haar ontwikkeling.”

 

4. Benoem en sta open voor emoties

“In het contact met je personeel maar ook je klanten, is het belangrijk dat je de emoties die spelen niet overslaat. Check bijvoorbeeld in een gesprek met je klant waar hij of zij tegenaan loopt en behoefte aan heeft. Als je dit niet doet, is de kans groot dat je klant niet open staat voor de (juridische) inhoud van jouw boodschap. Laat iemand zijn verhaal doen en ga dan over op de inhoud van het probleem. Dan luistert iemand echt naar je en kun je veel gerichter en sneller tot de kern van het probleem én de oplossing komen.

 

Dus de tijd die je besteedt aan het toelaten en benoemen van emoties verdien je zo terug omdat je daarna sneller tot de kern komt.”

 

5. Maak keuzes. Kies voor jezelf en voor balans

photoBrigit Colaris en Tamara Otten van Westdam Netwerk Notarissen.

“Wij vragen ons steeds af: hoe houd je het op een leuke manier vol? We hebben allebei jonge kinderen en werken 4 dagen. De beste keuze die we tot nu toe gemaakt hebben is een vaste waarnemer in dienst nemen. Iemand die, met name op de momenten dat we er niet zijn, alles over kan nemen. Zo kunnen wij met een gerust hart heerlijk genieten van een vakantie. Je kunt niet alle ballen zelf in de lucht houden.

 

Onze tip: besteed dingen uit en verzamel goede mensen om je heen die de dingen doen waar jij niet goed in bent of waar jij niet aan toe komt. Deze professionals zijn ook goed in hun vak. Gebruik hun kracht! Deze mensen verdienen zichzelf echt terug. Maar misschien nog belangrijker: ze zorgen voor een stukje rust. Geen slapeloze nachten terwijl je op vakantie bent, maar weten dat het kantoor ook zonder jou verder draait. Dat is heel fijn en zorgt voor een goede balans in werk en privé.”

 

180x180TWTamara Willemse-Swagemakers interviewde de beide notarissen. Haar bedrijf heet Meesterlijk Contact. Samen met Cees Swagemakers is zij coach en sparringpartner voor de juridische sector.

 

 

Ik ben Tamara Willemse-Swagemakers, empathische coach en ervaren juriste. Ik ondersteun juristen met humor en passie naar weer of meer werken met plezier.